Pennylane : comment préparer vos fiches clients pour la facture électronique ?
Avec l’arrivée de la réforme de la facture électronique, il est important de vérifier que les informations de vos clients sont correctement renseignées dans Pennylane.
Ces informations permettront notamment d’identifier correctement le destinataire d’une facture électronique et de garantir son bon acheminement.
Bonne nouvelle : Ficogex vous indique directement les fiches clients qui nécessitent une mise à jour.
Pourquoi mettre à jour vos fiches clients ?
À partir de la mise en place de la facture électronique, certaines informations seront nécessaires pour pouvoir envoyer correctement vos factures électroniques.
Pour vos clients professionnels français, vérifiez notamment les informations suivantes :
- Raison sociale
- SIREN
- Adresse électronique de facturation
Comment mettre à jour une fiche client dans Pennylane ?
1. Accédez à vos clients
Dans Pennylane, rendez-vous dans :
Ventes → Liste des clients
Vous pouvez également utiliser les indications affichées sur votre page d’accueil lorsque Pennylane détecte des fiches incomplètes.
2. Ouvrez la fiche du client
Recherchez le client concerné, puis ouvrez sa fiche.
3. Vérifiez les informations
Prenez quelques instants pour vérifier et compléter les informations de votre client.
Vérifiez notamment :
- la raison sociale ;
- le SIREN ;
- les informations d’identification ;
- l’adresse électronique de facturation.
Une attention particulière à l’adresse de facturation
Lors de la saisie de l’adresse électronique de facturation, utilisez la liste proposée par Pennylane lorsque celle-ci est disponible.
Cette information permet d’identifier le point de réception des factures électroniques de votre client.
👉 Prenez donc le temps de vérifier que l’adresse sélectionnée correspond bien à votre client.
Et pour vos fournisseurs ?
Il est également recommandé de vérifier les fiches de vos fournisseurs.
Même si une fiche fournisseur incomplète n’empêche pas nécessairement la réception d’une facture électronique dans Pennylane, renseigner correctement le SIREN du fournisseur permet de renforcer les contrôles.
Vous pourrez notamment vérifier que :
SIREN indiqué sur la facture ↔ SIREN enregistré dans Pennylane
Cela contribue à sécuriser le traitement de vos factures et à limiter les risques d’erreur ou de fraude.
Comment fonctionne le routage d’une facture électronique ?
Pour comprendre l’importance de ces informations, voici le principe simplifié.
Lorsqu’une entreprise française assujettie à la TVA envoie une facture électronique à une autre entreprise :
1️⃣ Le fournisseur émet la facture depuis sa Plateforme Agréée (PA).
3️⃣ L’annuaire permet d’identifier la Plateforme Agréée du client.
4️⃣ La facture est ensuite acheminée vers la plateforme utilisée par le client.
👉 Le SIREN joue donc un rôle important dans l’identification du destinataire de la facture.
Les informations à vérifier dès maintenant
Avant d’émettre vos premières factures électroniques, pensez à vérifier vos fiches clients dans Pennylane :
☑️ Raison sociale
☑️ SIREN
☑️ Adresse électronique de facturation
☑️ Numéro de TVA intracommunautaire lorsque nécessaire
Plus vos fiches sont à jour, plus votre passage à la facture électronique sera simple.
Besoin d’aide ?
Si vous avez des questions concernant la mise à jour de vos fiches clients ou la facture électronique, Ficogexvous accompagne dans la préparation de la réforme.
